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?Le suenan estos mensajes?

• ¡°Por favor, no respondas a todos los que estamos en copia. Qu¨ªtame de los destinatarios¡±.-- ¡°Y a m¨ª¡±. -- ¡°A m¨ª tambi¨¦n¡±.

• ¡°?Has le¨ªdo ya mis mensajes?¡±

• ¡°Q lo sepas: una TOTAL p¨¦rdida de tiempo!!!! No s¨¦ xq tenemos q asistir a estas cosas.¡±

• ¡°???En SERIO??? Ponte con ello, pero YA. ?Y procura que salga bien!¡±

?Qu¨¦ sensaci¨®n tiene al leerlos?

LA OMNIPRESENCIA DEL CORREO ELECTR?NICO

El correo electr¨®nico forma una parte esencial de nuestra vida cotidiana de la que no es posible escapar. Aunque puede ser muy ¨²til, a veces tambi¨¦n genera malentendidos o conflictos, ya que el emisor y el receptor pueden interpretar el mismo mensaje de forma muy distintas. Como especialistas en soluci¨®n de conflictos, todos los a?os asistimos a muchos colegas con problemas derivados de los mensajes de correo electr¨®nico.

Todos lidiamos cada d¨ªa con numerosos mensajes de correo electr¨®nico, sobre todo cuando se avecina alg¨²n acto o conferencia. Aqu¨ª tiene algunos consejos para usar este medio de la forma m¨¢s eficaz posible y evitar las tensiones y los conflictos que puede ocasionar.

Sepa cu¨¢ndo enviar un mensaje de correo electr¨®nico

El correo electr¨®nico no es m¨¢s que uno de los muchos canales de comunicaci¨®n que existen. En general, est¨¢ bien usarlo si tiene que:

• compartir un archivo por medios electr¨®nicos;
• conservar un registro escrito de un intercambio de mensajes; transmitir informaci¨®n a un grupo numeroso; o
• comunicarse con alguien cuyo horario no coincide con el suyo.

A veces, sin embargo, puede haber medios de comunicaci¨®n m¨¢s convenientes.

H¨¢gase estas preguntas importantes:

• ?Cu¨¢l es mi objetivo?
• ?Es el correo electr¨®nico el medio adecuado?
• ?Qui¨¦n tiene que recibir el mensaje?

Y recuerde: cuando redacte el mensaje, piense en los destinatarios. No todo el mundo tiene el mismo dominio del idioma, y nuestros trasfondos culturales, experiencias personales y sensibilidades var¨ªan enormemente. Incluso algo tan simple como "?Puedes venir a mi oficina?" se puede entender de formas diversas.

CONSEJOS PARA USAR EL CORREO ELECTR?NICO DE FORMA M?S PRODUCTIVA

?Con qu¨¦ frecuencia escribe o recibe mensajes de correo electr¨®nico? ?Le importa c¨®mo est¨¢n redactados?

Recuerde la regla de oro: escriba de un modo sencillo, directo y respetuoso

Es importante mostrar respeto por el destinatario y por su tiempo, y asegurarse de que el mensaje se entienda como es debido.

He aqu¨ª algunos consejos m¨¢s:

• Comience con un asunto corto y descriptivo. Por ejemplo: "Reuni¨®n del 15 de julio de 2019 con Pablo: acta". La l¨ªnea del asunto puede contener todo el mensaje; en tal caso, habr¨ªa que a?adir "(fin del mensaje)" o "(no hay que responder)" al final. Por ejemplo: "Se ampl¨ªa el plazo al viernes (fin del mensaje)".
• Elija un saludo profesional como "Estimada Linda" u "Hola, Javier", y evite f¨®rmulas del tipo "?C¨®mo and¨¢is?" o "?Qu¨¦ pasa?". En los hilos de discusi¨®n, puede omitir el saludo despu¨¦s del primer mensaje. Idealmente, un mensaje se estructura en tres partes, en este orden: prop¨®sito del mensaje, informaci¨®n pertinente para contextualizarlo y resultado esperado o plazo previsto. Si, adem¨¢s, es el primer mensaje de todos, pres¨¦ntese y, si procede, diga tambi¨¦n qui¨¦n lo ha remitido al destinatario.
• Exponga las ideas con claridad y concisi¨®n. Si es posible, c¨¦ntrese en un solo tema.
• Use frases cortas que tengan sentido, organizadas en p¨¢rrafos o haga listas para separar las distintas ideas, con una gram¨¢tica y una puntuaci¨®n correctas. Huya de la jerga. Recuerde: no todo el mundo est¨¢ completamente familiarizado con el l¨¦xico empleado en el trabajo o con las particularidades expresivas de la ONU.
• Adapte el vocabulario y el tono al destinatario. Por ejemplo, para dirigirse a un embajador, use el tratamiento "Excelencia" y emplee un tono formal en todo el mensaje. Si su trabajo exige mantener abundante correspondencia, encontrar¨¢ muchos consejos ¨²tiles en el .
• Mantenga una actitud positiva y civilizada. Si no le dir¨ªa en persona al destinatario lo mismo que le dice en el mensaje, no lo mande.
• Adjunte solo los documentos realmente necesarios.
• Relea su mensaje varias veces, compruebe el tono, la puntuaci¨®n y la ortograf¨ªa, tambi¨¦n la de los nombres y top¨®nimos mencionados.
• Concluya con una f¨®rmula de cortes¨ªa, como "Saludos" o "Atentamente", y a?ada su firma.
• Para no enviar por error un mensaje inacabado, a?ada las direcciones de correo electr¨®nico de los destinatarios al final. Y h¨¢galo como corresponde: incluyendo en "Para" las direcciones de quienes tienen que hacer algo tras recibirlo, y en "CC" las de quienes tan solo tienen que estar al tanto.

C?MO ESCAPAR DE LA COMUNICACI?N DESTRUCTIVA POR CORREO ELECTR?NICO

Como ya se ha se?alado, algunos mensajes de correo electr¨®nico pueden desencadenar conflictos. ?Le han contestado alguna vez con salidas de tono o se ha sentido desbordado por la avalancha de respuestas individuales a un mensaje colectivo?

Cuidado con las trampas del correo electr¨®nico

El correo electr¨®nico, como cualquier otro medio de comunicaci¨®n, tiene su propia etiqueta. Si esta se ignora, pueden darse situaciones inc¨®modas.

He aqu¨ª algunos recordatorios ¨²tiles:

• No todo puede o debe tratarse por correo electr¨®nico. A veces, lo m¨¢s eficaz es hablarlo directamente. Si el mensaje que quiere enviar por correo electr¨®nico es muy extenso o impreciso, contiene muchas preguntas o exige amplias explicaciones, lo mejor es que lo cambie por una reuni¨®n.
• Use "Responder a todos" solo cuando sepa con total seguridad que todas las personas que est¨¢n en copia han de leer su respuesta. De lo contrario, responda ¨²nicamente a quienes tengan que conocerla.
• Evite usar el campo "CCO", porque es enga?oso. Util¨ªcelo solo si va a enviar a un grupo numeroso determinada informaci¨®n que no precisa respuesta o si quiere retirar del hilo a quien hizo las presentaciones.
• Tenga cuidado con el uso extremo de los signos de puntuaci¨®n, como los de exclamaci¨®n, porque transmiten una imagen poco profesional.
• Escriba sus mensajes con un solo color de letra, preferiblemente negro o gris, una fuente legible y sin color de fondo.
• Las palabras escritas en may¨²sculas se interpretan como gritos.
• El estilo de escritura coloquial y lleno de abreviaciones t¨ªpico de los medios sociales no tiene cabida en los mensajes profesionales de correo electr¨®nico.
• No env¨ªe nunca un mensaje de correo electr¨®nico cuando est¨¦ enfadado. Escr¨ªbalo, porque tiene un efecto cat¨¢rtico, pero no lo mande. El correo electr¨®nico no es un arma de venganza o ajuste de cuentas. Recuerde: los mensajes groseros o cargados emocionalmente pasan factura tanto al remitente como al destinatario. Si tiene pendiente una conversaci¨®n dif¨ªcil, los ?mbudsman pueden ayudarlo a afrontarla de una manera digna.
• Nunca humille a un colega enviando a muchos destinatarios una respuesta con comentarios negativos.
• El humor es una cosa muy seria: una afirmaci¨®n pretendidamente graciosa puede interpretarse como ofensiva, sobre todo en un entorno laboral de tanta diversidad cultural como el de las Naciones Unidas.
• Un mensaje de correo electr¨®nico act¨²a como registro: una vez enviado, ya es demasiado tarde para retractarse de lo dicho en ¨¦l, da igual que el autor usara las palabras con otra intenci¨®n o no recuerde haberlas escrito.
• Ning¨²n sistema de correo electr¨®nico es realmente confidencial: cualquiera que reciba un mensaje puede copiarlo, imprimirlo o reenviarlo, y todos los mensajes permanecen almacenados en los servidores, incluso despu¨¦s de que los elimine.

C?MO RESPONDER A MENSAJES DIF?CILES Y RECUPERAR LA PRODUCTIVIDAD AL USAR EL CORREO ELECTR?NICO

?Qu¨¦ hacer cuando se recibe un mensaje de correo electr¨®nico ofensivo o problem¨¢tico? ?Responder con el mismo tono mientras se golpea el teclado, ignorarlo o buscar alg¨²n modo de rebajar la tensi¨®n?

Pare un momento

Tras leer el mensaje y sea cual sea su impulso inicial, t¨®mese unos momentos. Cierre el mensaje. Respire profundamente. Lev¨¢ntese y al¨¦jese de su escritorio.

Puede que la agresividad que percibe en el mensaje no sea m¨¢s que una forma directa de decir las cosas o una desafortunada elecci¨®n de palabras.

Busque los aspectos positivos del mensaje e intente captar su verdadera intenci¨®n

?Es realmente necesario que responda? En caso negativo, no lo haga. En caso afirmativo, preg¨²ntese cu¨¢l ser¨ªa la mejor manera: ?por correo electr¨®nico o cara a cara?

Si finalmente decide responder (por correo electr¨®nico, y no por Skype o WhatsApp), t¨®mese su tiempo para redactar la respuesta, pero h¨¢galo con concisi¨®n y profesionalidad, prescindiendo del sarcasmo o la iron¨ªa.

?No desaparece el enfado? Vuelva a parar un momento

Si puede, empiece con f¨®rmulas como "Gracias por el mensaje" o "Gracias por aportar un nuevo punto de vista sobre el proyecto", y busque algo positivo que destacar en su respuesta. Aunque quiz¨¢s la amabilidad no sea su primera reacci¨®n, puede resultar ventajosa para usted y desarmar a su interlocutor.

Centre su mensaje en los hechos y pida m¨¢s informaci¨®n. Por ejemplo, ante un mensaje como "Espero que por fin saques tiempo para acabar hoy este trabajo", cabe responder lo siguiente: "El plazo del trabajo es el viernes. ?Necesitas que te env¨ªe un borrador antes?".

Pida ayuda

Si no sabe c¨®mo responder a un mensaje desconcertante o si hab¨ªa muchos colegas en copia, pida ayuda a un compa?ero o a un superior.

Si su contenido es ofensivo, constituye un ataque personal o ejemplifica una conducta reiterada, puede que haya llegado el momento de denunciarlo. Los mensajes ofensivos pueden enrarecer el ambiente laboral y terminar afect¨¢ndole a usted, a su salud y al trabajo del equipo.

Si le preocupa la situaci¨®n, exponga su caso a la Oficina de la ?mbudsman y de Servicios de Mediaci¨®n, donde el asunto se tratar¨¢ de forma confidencial. Lo ayudaremos a ver las cosas con perspectiva y a sopesar sus opciones; y, en caso necesario, le ense?aremos a responder de una manera adecuada.